Sykasoft https://q.sykasoft.de Für SHK (Sanitär, Heizung, Klima), Kälte, Elektro, Anlagebau und technischen Kundendienst Tue, 18 Apr 2023 08:08:37 +0000 de hourly 1 https://wordpress.org/?v=6.9.4 https://q.sykasoft.de/wp-content/uploads/2021/04/favicon.png Sykasoft https://q.sykasoft.de 32 32 ZUGFeRD https://q.sykasoft.de/zugferd/ Wed, 31 Mar 2021 10:52:15 +0000 http://syka-gerryland.de/?p=7347

Elektronische Rechnungen: Digitalisierung spart Papier, Zeit und Kosten

sykasoft in der neuen Version 19 unterstützt ZUGFeRD Rechnungen

Angesichts der Massen von Papierrechnungen,die auf dem Postweg versandt werden, eingescannt und geprüft werden müssen, erscheint Digitalisierung hier ökologisch wie ökonomisch sinnvoll.

Was ist ZUGFeRD? – ZUGFeRD ist ein standardisiertes, europäisches Format für elektronische Rechnungen, bei dem zwischen einem menschenlesbaren (PDF) und einem maschinenlesbaren Teil (XML) unterschieden wird. Eingebettet in die reguläre PDF/A-3-Datei befindet sich eine XML (Extensible Markup Language) Datei mit den Rechnungsinformationen in strukturierter, computerlesbarer Form. ZUGFeRD steht für „Zentrale User Guideline Forum elektronische Rechnung Deutschland“.

 

So funktioniert der elektronische Rechnungseingang mit ZUGFeRD im sykasoft Programm:

  • Sie erhalten Ihre ZUGFeRD Rechnungen als PDF-Dateien per E-Mail oder Download; diese kommen ins ZUGFeRD Eingangsfach.
  • Im ZUGFeRD Eingangsfach (anzuwählen über Kreditoren oder das Docbox Eingangsfach) werden die Rechnungen gesichtet. Neben der PDF Dokumentenvorschau werden die daraus ausgelesenen XML Daten dargestellt (Datenvorschau). Dies ermöglicht den direkten Vergleich der Druckversion und der integrierten XML-Daten. Über die Ust-ID wird die Zuordnung zu Kreditoren hergestellt; neue Adressen werden automatisch angelegt. Bei vorhandenen Bestellungen wird automatisch geprüft, ob die Preise stimmen.
  • Nach erfolgter Sichtprüfung können die ZUGFeRD Rechnungen mit einem Klick in den Kreditoren gebucht und gleichzeitig in Docbox revisionssicher archiviert werden.

 

Voraussetzungen: sykasoft ab Version 19, Programm Kreditoren. Empfehlenswert: sykasoft Docbox Integration

Die in der Kreditorenverwaltung gebuchten Rechnungen beinhalten alle Zahlungsinformationen, welche aus der ZUGFeRD XML Datei ausgelesen werden konnten, und können deshalb hier im Stapel mittels SEPA überwiesen werden, falls kein Bankeinzug mit dem Lieferanten vereinbart ist. Zudem können die gebuchten Kreditoren-Rechnungen dann an eine externe Finanzbuchhaltung übergeben werden.

  • Zahlungsverkehr

Ist auch Docbox im Einsatz, werden die Rechnungen automatisch verschlagwortet und in Docbox revisionssicher archiviert.

  • Archivierung

Bild: sykasoft Docbox Archiv von ZUGFeRD Rechnungen.

ZUGFeRD Rechnungen erzeugen

Ebenso kann ab sykasoft Version 19 direkt aus dem Programm heraus eine Rechnung mit strukturierten Daten erzeugt, versendet und archiviert werden. Das Erzeugen von ZUGFeRD PDFs wird in der Druckengine aktiviert, für die Formulare Abschlagsrechnung, Schlussrechnung, Gutschrift, Regieauftrag-Rechnung, Sammelrechnung und Wartungsrechnung. Der Empfänger der Rechnung kann dann das PDF wie gewohnt weiter verarbeiten, drucken und ablegen – oder die Vorteile des elektronischen Rechnungsaustauschs mit den integrierten ZUGFeRD XML Daten nutzen.

]]> Kassenmodul https://q.sykasoft.de/kassenmodul/ Wed, 31 Mar 2021 10:41:55 +0000 http://syka-gerryland.de/?p=7341

Kasse

Bis 31.12.2016 läuft die Übergangsregelung der so genannten Kassenrichtlinie, siehe BMF-Schreiben vom 26.11.2010, Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften. GoBD-konform sind Sie auf der sicheren Seite. Nutzen Sie das neue sykasoft Modul Kasse. Es ist:

  • einfach – kurze Einweisungszeit für Ihre Mitarbeiter
  • schnell – 3 Schritte und das Geld liegt in der Lade
  • sicher – Prüfroutinen, interne Protokollierung und die Unveränderbarkeit von Buchungen machen die sykasoft Kasse 2.0 sicher und GoBD 2017 konform

Das unter .NET neu entwickelte Modul bildet die Funktionen einer Registrierkasse ab. Darüber hinaus bietet es den Vorteil der Anbindung an die sykasoft Artikeldatei, Bestellwesen und Regieauftrag.

  • Gutscheine und Anzahlungen können verwaltet werden.
  • Zwei verschiedene Zahlungsarten bei einem Beleg werden unterstützt.
  • Statistische Daten sind bei jedem Abschluss sofort sichtbar (inkl. der Kundenverteilung des aktuellen Tages).
  • Das Kassenmodul unterstützt Touch-Bildschirme.
  • Dank neuester Technik passt sich die Software optimal an Ihre Bildschirmgröße an.
  • Direkt aus dem Kassenvorgang können Artikel zum Bestellen vorgemerkt werden.
  • Belege können eingeparkt werden.
  • Ein Kassenvorgang kann mit nur einem Klick in eine Rechnung gewandelt werden.

GoBD-konform ist jedem Kassenvorgang ein Kassierer zugeordnet. Anforderungen wie täglicher Kassenabschluss und Unveränderbarkeit von Buchungen werden unterstützt.

Kasse – Grundstellung

Auf der rechten Seite der Kassengrundstellung sehen Sie die Auflistung von geparkten Belegen, sofern es geparkte Belege gibt.

Dynamisches Layout und Ergonomie

Sie können die Kasse beliebig in der Größe verändern, und auch die Spaltenbreiten der Tabellen sind frei einstellbar. Der graue Trennstrich kann beliebig verschoben werden.

Anwender, die lieber mit einer größeren Schrift / Anzeige arbeiten möchten, dürfen diese mit dem Schieberegler (im unteren Teil der Kasse) anpassen.

Je nach dem was besser zu Ihrem Arbeitsablauf passt, können Sie klicken, touchen (passende Hardware notwendig) oder mit der Tastatur und den Funktionstasten arbeiten.

 

Kassenvorgang

Sie können Artikel scannen oder per Tastatur aufrufen. Auf der rechten Seite steht eine individuelle Liste mit Artikeln, die Sie häufig benötigen, bereit.

Sie haben hier auch die Möglichkeit, Artikel in der Artikelverwaltung anzuzeigen und zu bearbeiten. Ein Klick, und der aktuelle Artikel kann im Bestellwesen bestellt werden.

 

Kassieren

Die Kasse unterstützt zwei Zahlungsarten pro Kassenvorgang. Sollte der Barbetrag nicht ausreichen, können Sie den restlichen Betrag per EC Zahlung begleichen.

Sie können den gesamten Kassenvorgang auf Knopfdruck in einen Lieferschein oder in eine Rechnung wandeln. Die Daten werden dann direkt in das Rechnungsprogramm (Regieauftrag) übertragen.

 

Einstellungen

In den Einstellungen kann die Kasse individuell konfiguriert und an die eigene Arbeitsweise angepasst werden.

 

Kassenabschluss

Im Kassenabschlussfenster geben Sie die Stückelung des Bargelds ein. Diese Aufschlüsselung Ihres Bargelds wird vom Finanzamt gefordert und zum Kassenabschluss mit gespeichert.

 

Finanzbericht

Mit dem Finanzbericht haben Sie die Möglichkeit, die Kassendaten über einen längeren Zeitraum auszuwerten.

 

Übersicht der Kassenabschlüsse

In den Kassentools können Sie u.a. eine Übersicht der Abschlüsse aufrufen.

Welche Kassenschublade? – Für weitere Informationen, z.B. über die benötigte Kassenhardware, kontaktieren Sie uns oder Ihren Systempartner.

]]> Finanzmodule & Zahlungsverkehr https://q.sykasoft.de/finanzmodule-zahlungsverkehr/ Wed, 31 Mar 2021 10:31:36 +0000 http://syka-gerryland.de/?p=7336

Zahlungsverkehr / Finanzen

Die Finanzmodule Debitoren, Kreditoren und Kontoüberwachung / Kassenbuch wurden auf Basis von .NET komplett neu entwickelt. Hier findet die Vorbereitung zur Finanzbuchhaltung statt.

Die Programme können individuell konfiguriert, an die unterschiedlichen Bedürfnisse von Betrieben angepasst werden. Auch Sicherheitseinbehalte und gesplittete Buchungen werden jetzt unterstützt.

Offene Posten Verwaltung Debitoren

Mit diesem Programm verwalten Sie die offenen Posten aus Regie- und Projektrechnungen, erfassen Zahlungseingänge, erledigen die Mahnungen und übergeben die Rechnungsdaten an eine FIBU-Schnittstelle.

  • Flexible Ausgabe der Debitoren als: Mahnvorschlagsliste, Rechnungsausgangsliste, Überweisungsträger (auf individuellem Formular), Statistik
  • Automatisches Mahnwesen, nach Mahnstufen, mit eigenem Formular

GoBD – Funktion „festschreiben“

Bei den Debitoren haben Sie die Möglichkeit, Rechnungen festzuschreiben. Das heißt, die Daten der Rechnungen können dann in den Debitoren und auch in den entsprechenden Projekten und Regievorgängen nicht mehr verändert werden. Sollte nachträglich eine Änderung notwendig werden, muss eine Rechnungskorrektur (Gutschrift) und eine neue Rechnung erzeugt werden. Diese Festschreibung können Sie direkt bei der FIBU-Übergabe, oder separat im Stapel durchführen. Das Datum der Festschreibung ist sichtbar. Eine Festschreibung kann nachträglich nicht mehr aufgehoben werden.

 

Rechnungseingang Kreditoren

Mit diesem Programm verwalten Sie die Kreditoren (Rechnungen und Gutschriften), buchen Zahlungsausgänge (per Überweisung, Datenträger, Scheck oder manuell) und drucken Rechnungseingangslisten oder Zahlungsvorschlagslisten.

Kostenstellen können projektbezogen für die Nachkalkulation gebucht werden (Objektüberwachung).

 

FIBU Schnittstelle

Übergabe der Rechnungsdaten aus Debitoren und Kreditoren an eine der marktüblichen Finanzbuchhaltungs-Programme. Mit flexiblen Möglichkeiten der Eingrenzung. Frei konfigurierbar per CFG-Skript.

Kontoüberwachung / Kassenbuch

Mit diesem Programm buchen Sie die Belege und verwalten Ihre verschiedenen Konten und Kassen. Natürlich können Belege auch direkt aus der Debitoren- und Kreditoren-Datei übernommen werden.

Sie drucken übersichtliche Listen und erhalten unter Liquidität einen Gesamtüberblick der Finanzen.

Kassenbuch – GoBD Kasse

In der Kontoüberwachung kann bei einer Kassenbuch-Kasse die Option „GoBD Kasse“ aktiviert werden. Diese Option kann nicht nachträglich deaktiviert werden.

  • Buchungen können dann nur noch am Tag der Anlage bearbeitet, gelöscht oder eingefügt werden.
  • Manipulationen durch Umstellen der Server oder Client Uhrzeit sind nicht möglich.
  • Sollen Buchungen nach dem Tag der Anlage bearbeitet oder gelöscht werden, geht dies nur noch über Stornieren. In diesem Fall wird eine Storno Buchung mit Soll/Haben gedreht erzeugt.
  • Monatsabschlüsse sperren alle Buchungen.
  • Nach einem Monatsabschluss können auch keine Buchungen mehr hinzugefügt werden.
  • Monatsabschlüsse können nicht mehr wiederholt werden.
]]> Die flexible Plantafel für Kundendienst-Einsätze https://q.sykasoft.de/plantafel-kundendienst/ Wed, 31 Mar 2021 10:24:00 +0000 http://syka-gerryland.de/?p=7331

Terminplaner & CRM: Kunden, Personal und Einsätze im Überblick

Aufgrund vieler Anfragen stellt die Syka-Soft den Terminplaner jetzt auch als eigenständiges Programm bereit. Diese Stand-alone-Version der Kundendienst-Einsatzplanung arbeitet mit den integrierten Modulen Adressen/CRM und Personal /Aufgabenverwaltung zusammen.

Der Einsatzplaner kann als praktisches Zusatztool, unabhängig von der eingesetzten Software, genutzt werden.

 

Die Plantafel am Bildschirm

Wie auf einer Plantafel werden die Kundendienst-Termine organisiert, in Tages-, Wochen- und Monatsansicht. Die Termine passen sich jeder Ansicht und Bildschirmgröße flexibel an. Viele Anwender setzen für den Einsatzplan einen extra Monitor ein und haben so die Termine den ganzen Tag im Blick.

Personalverwaltung

Hinterlegt sind im Einsatzplaner die Personaldaten, individuell konfigurierbare Kalender und Werkzeuge. Die Vorgaben in der Einsatzplaner-Verwaltung lassen sich flexibel an jede individuelle Betriebsorganisation anpassen.

 

und Werkzeugverwaltung

Man kann den Terminen, den einzelnen Monteuren oder den Arbeitsgruppen Werkzeuge zuordnen. Auf diese Weise hat man immer einen Überblick, wer welches Arbeitsmittel wann verwendet hat und wo sich die Werkzeuge befinden.

Einsatzlisten für die perfekte Organisation

Einsatzlisten lassen sich nach eigenen Vorgaben und Eingrenzungen erzeugen: Tageslisten oder Wochenlisten, eingrenzbar nach Terminart, Typen, Personal / Arbeitsmittel, Zeitraum und Fahrtzone.

Automatische Bestätigung

Die hinterlegten individuellen Texte und Vorlagen machen es möglich, Terminbestätigungen automatisch auszugeben. Terminerinnerungen können zeitlich frei eingestellt und an Mitarbeiter gesendet werden.

 

Individuelle Zeitspannen

Auch zeitlich sich überschneidende und ungefähre Termine sind für den Einsatzplaner kein Problem. Für die Kunden können individuelle Zeitspannen wie „morgens vor neun“ oder „gegen Mittag“ definiert werden, die dann statt des exakten Termins auf der Terminbestätigung erscheinen.

 

SMS per Mausklick

Der Einsatzplaner bietet (auch in der integrierten Version) einige neu entwickelte Funktionen. Zum Beispiel können jetzt mit einem Klick mit der rechten Maustaste SMS versendet werden, für schnelle Arbeitsaufträge an Monteure oder Terminbestätigungen an Kunden. Durch hinterlegte Texte und Platzhalter, z.B. für Adressen und Notizen, wird die SMS automatisiert: Sie schreibt sich quasi von alleine.

 

Outlook-Export für Smartphone- Abgleich

Weiterhin wurde die Synchronisation mit Smartphones über Microsoft Outlook erweitert: der Export von Terminen ist jetzt auch über Terminarten und im Stapel – nicht nur über Personal, d.h. pro Monteur – möglich.

 

Mobile Termine via Google Kalender

Die Termine aus dem sykasoft Termin-/Einsatzplaner können per Webservice mit Google Kalender synchronisiert werden. Dadurch stehen die Kalender für Monteure auch auf mobilen Geräten wie Smartphones, iPads und Android Tablets zur Verfügung. Man kann einstellen, wie oft der Abgleich erfolgen soll und wer bei gleichzeitiger Änderung von Termindaten Vorrang hat.

 

Und dazu Adressen / CRM

Der Einsatzplaner arbeitet mit dem Modul Adressen zusammen. Dieses stellt eine kleine CRM-Lösung dar. Verwaltet werden nicht nur Adressen, auch beliebig viele Telefon- und Faxnummern zu Adressen, E-Mail, Notizen, Selektionsbegriffe und Interessen für Marketing-Aktionen, Dokumente und Bilder.

 

Notizen und Wiedervorlage

Über die Notizen kann eine Wiedervorlage und Aufgabenverwaltung aktiviert werden, wodurch die interne Kommunikation optimiert wird.

 

Die digitale Kundenakte

Alle Daten zu Kunden, Lieferanten und Personal sind in der digitalen Akte per Mausklick griffbereit.

]]> GAEB 90 / 2000 / XML https://q.sykasoft.de/gaeb-90-2000-xml/ Wed, 31 Mar 2021 10:21:03 +0000 http://syka-gerryland.de/?p=7326

GAEB – Datenaustausch in der Baubranche

Zusatzmodul GAEB-Verarbeitung für Handwerk

Einlesen von GAEB-Datenträgern, nach allen gebräuchlichen GAEB-Versionen, für Angebotsanforderung KE 83, Angebotsabgabe KE 84 (nur in Verbindung mit Programm Projektauftrag)

GAEB einlesen – als Projekt bearbeiten – Preise und Bietertextergänzungen eintragen – GAEB erzeugen: So einfach ist die Angebotsabgabe über die GAEB-Schnittstelle im sykasoft Programm.

 

GAEB DA XML 3.1 Zertifikat

Die Firma Syka-Soft GmbH & Co. KG wurde am 2. August 2011 vom BVBS erfolgreich für GAEB XML 3.1 – Datenaustausch im Bereich Bauausführung – zertifiziert.

Der BVBS (Bundesverband Bausoftware e.V) bescheinigt damit der geprüften Software sykasoft Version 12 die Konformität mit den verbindlich vereinbarten Prüfungskriterien. Das Programm hat die komplexen Anforderungen beim Importieren eines LVs (DA83) und Exportieren als Angebotsabgabe (DA84) problemlos und auf Anhieb erfüllt.

Zusatzmodul für Planung und Projektierung

Einlesen und Ausgeben nach GAEB-Versionen 1990, 2000 und XML, für alle Austauschstufen KE 81 bis 86 (nur in Verbindung mit Projektauftrag und GAEB Handwerk)

  • KE 81 Leistungsverzeichnisübergabe
  • KE 82 Kostenanschlagsübergabe
  • KE 83 Angebotsanforderung
  • KE 84 Angebotsabgabe
  • KE 85 Nebenangebot
  • KE 86 Auftragserteilung

Alle Anforderungen im GAEB-Datenaustausch werden unterstützt.

]]> Kalkulation https://q.sykasoft.de/kalkulation/ Wed, 31 Mar 2021 10:16:17 +0000 http://syka-gerryland.de/?p=7321

Vor- und Nachkalkulation / Überschussrechnung / Deckungsbeitrags-Rechnung

Übersichtliche Auswertung der vom Programm Projektauftrag bereitgestellten Kalkulationsdaten. Endsumme, Zu-/Abschläge, Zeit (Soll, Ist) oder Deckungsbeitrag können direkt verändert werden.

Sind die Kalkulationsergebnisse nicht zufriedenstellend, kann sofort reagiert werden. Z.B. durch direkte Änderung der Endsumme. Dabei entscheiden Sie, wie die Differenz prozentual auf Material und Lohn aufgeteilt werden soll. Auch auf evtl. notwendige Preisnachlässe, Skonto oder Leistungsänderungen in der Angebotsphase werden sofort die neuen Ergebnisse ausgewiesen.

Beim Zeitaufwand können Sie die Soll-Stunden direkt verändern. Nach Eingabe der neuen Soll-Stunden, geben Sie an, wie die Differenz auf Lohnminuten oder Lohnstunden verteilt werden soll.

Der Deckungsbeitrag in Euro und pro Stunde kann ebenfalls direkt verändert werden. Dabei können Sie bestimmen, wie die Differenz prozentual auf Material und auf Lohn aufgeteilt werden soll. Das Programm ändert dann automatisch den Materialaufschlagsmulti und alle davon abhängigen Werte bzw. die Montagekosten pro Minute. Eine schnelle Reaktion auf Marktpreise und Wettbewerbsangebote ist damit zum richtigen Zeitpunkt möglich.

 

Schnittstelle zur Terminplanung und zu mobilen Geräten

Eine leistungsfähige, überschaubare und flexible Kalkulation ist das A und O im sykasoft Programm. In jeder Phase der Auftragsbearbeitung können Kalkulations-Funktionen aktiviert werden. Schon bei der Bearbeitung von Einzelpositionen werden die Kalkulationsdaten für Material und Lohn sowie der Rohgewinn zur Kontrolle anzeigt. Ist das Kalkulationsergebnis nicht zufriedenstellend, kann z.B. der Materialaufschlag sofort geändert werden.

Änderungen der Kalkulation sind auch blockweise möglich. Alle Rechenergebnisse (Zuschläge, Titelsummen usw.) werden sofort aktualisiert.

 

Alle Kennzahlen auf einen Blick:

]]> Zeiterfassung per Webanwendung https://q.sykasoft.de/zeiterfassung-per-webanwendung/ Wed, 31 Mar 2021 10:05:51 +0000 http://syka-gerryland.de/?p=7315

Mobile Zeiterfassung auf Smartphones und Tablets – Zugang von überall

Stundenzettel waren gestern

Das Problem ist bekannt: Arbeitszettel werden gesucht, sind schlecht ausgefüllt, werden verspätet abgegeben, gehen verloren. Das macht die Lohnabrechnung schwierig.

Die Firma Syka-Soft stellt jetzt eine neue Lösung für Zeiterfassung per Webanwendung bereit. Diese kann je nach Anspruch als eigenständiges Programm oder als Ergänzung zur sykasoft Büro-Zeiterfassung genutzt werden.

 

Arbeitszeiten einfach eingeben

Die Monteure können bei bestehender Internetverbindung – egal von wo – ihre Zeiten bequem erfassen, zum Beispiel zuhause nach Feierabend. Ob über Tabelleneingabe oder über die Assistentenfunktion – die Zeiterfassung ist intuitiv und einfach zu bedienen.

Regievorgänge aus dem sykasoft SHK-Programm werden automatisch in die Cloud hochgeladen. Sie sind damit griffbereit für den Monteur, der nur noch seine Stunden zu diesem Vorgang oder zu jenem Projekt eingeben muss.

Die Zeiten stehen dann im Büro sofort zur Auswertung zur Verfügung. Dies steigert nicht nur die Effizienz bei der Lohnabrechnung sondern auch bei der Rechnungsstellung an die Kunden.

Auswertungen per Mausklick

Verschiedene Auswertungen für das Controlling sind auch bei der eigenständigen Lösung mit dabei: Informationen über Arbeitszeiten, Personal, Auslöse, Soll-Ist Vergleiche, Fahrtzeiten, Kostenstellen, Urlaub-, Krankenstand etc. und Projekte können direkt abgerufen werden.

 

Export

Auch Export-Schnittstellen stehen – unabhängig vom sykasoft-Programm – zur Verfügung: Die erfassten Zeiten können in den Formaten CSV, TXT und XML exportiert werden.

Übergabe an Büro-Zeiterfassung

Ist zusätzlich auch die sykasoft Zeiterfassung im Büro im Einsatz, fließen die Zeiten automatisch zurück in die Zeittabelle. Das ermöglicht dann die Überwachung von Kostenstellen, Projekt-Nachkalkulation, Abgleich der Zeitkonten, detaillierte Auswertungen.

Die Arbeitszeiten können als Positionen im Regieauftrag automatisch abgerechnet sowie an Lohn-Programme übergeben werden.

]]> Zeiterfassung (Büro) https://q.sykasoft.de/zeiterfassung-buero/ Wed, 31 Mar 2021 09:19:54 +0000 http://syka-gerryland.de/?p=7309

Zeiterfassung (Büro)

Zeiterfassung bringt mehr Effizienz auf Baustellen und beim Kundendienst

Mit Hilfe des Programms Zeiterfassung kann ein Betrieb den wichtigen Faktor Arbeitszeit besser planen, kalkulieren und überwachen – und damit Kosten sparen.

Zeiterfassung lohnt sich, denn mit einem effektiven und flexiblen Zeitmanagement können Sie einen überlegenen Kundenservice bieten und dadurch Wettbewerbsvorteile erzielen.

Flexible Arbeitszeiten

Es sind verschiedene Arbeitszeitmodelle mit unterschiedlichen täglichen Arbeitszeiten sowie Lohnarten definierbar. Dem Personal zugeordnet ist das jeweilige Arbeitszeitmodell und der Verrechnungssatz (mit komfortabler Ermittlungshilfe). Die Forderung nach flexiblen Arbeitszeitregelungen im Handwerk kann damit voll erfüllt werden.

In den Programmeinstellungen wird das Programm konfiguriert und an den individuellen Bedarf angepasst: Arbeitszeiten, Feiertage, Kolonnen, Lohnarten, Kostenstellen, Monteure, Auslöse…

Zeiten können personalbezogen oder auch unabhängig vom Mitarbeiter erfasst werden. Sie werden einem Projekt oder einem Regieauftrags-Vorgang zugewiesen. Außerdem wird eingegeben, welche Kostenstelle damit belastet wird. Die Zeiten können dann im Programm Regieauftrag automatisch mit verrechnet werden.

 

Monatsabschluss mit Stundenabrechnung

Durch das Zeitkonten-Konzept können die Stunden flexibel verteilt werden. Beim Buchen werden die Zeiten aufgelistet und addiert. Die Gesamtzahl der geleisteten Stunden wird mit dem Übertrag aus dem Vormonat verrechnet und ergibt die Zwischensumme. Diese wiederum wird mit den Sollstunden des Monats verglichen und die Differenz als Übertrag für den nächsten Monat eingetragen.

GoBD-konform

Die Zeiterfassung berücksichtigt die GoBD-Anforderungen. Ruft man einen Monatsabschluss neu auf, wird man vorher aufgefordert, einen Grund dafür anzugeben. Die Begründung, das Änderungsdatum und der Benutzer werden mit gespeichert.

 

Zeitkonto-Kontrolle

Wenige Eingaben in der Zeiterfassung schaffen optimale Transparenz.

Über verschiedene Statistiken und Auswertungen werden die Zeitkonten überwacht. Im Programmteil Überwachung wird die geleistete Arbeitszeit mit der Sollarbeitszeit verglichen und als Linien- oder Säulendiagramm grafisch dargestellt. Die Auswertung kann nach Monatsarbeitszeit oder Jahresarbeitszeit (wobei kumuliert wird) erfolgen.

Verschiedene aussagekräftige Listen (nach Projekten, nach Personal oder nach Kostenstellen) sorgen für Überblick.

Buchen und Schnittstellen

Doppelte Erfassung von Daten – das war gestern. Die Information fließt durch das automatische Buchen immer ein ins System, beispielsweise ins Programm Baustellenüberwachung.

Nicht nur innerhalb des sykasoft-Programms stehen alle einmal erfassten Daten stets zur Verfügung, auch an Lohn- und Gehaltsprogramme können die gebuchten Zeiten übergeben werden.

So leistet das sykasoft Programm Zeiterfassung viel mehr als ein Stundenzettel. Die Zeit geht nicht verloren, sondern wird gebucht und verrechnet. Ob Wartungseinsatz, Regie oder Projektbaustelle, alle Arbeitszeiten sind an der richtigen Stelle sofort zu finden im System.

Zeiterfassung ist ein mächtiges Instrument, um die Ressource Arbeitszeit optimal im Griff zu haben.

 

Zeiterfassung per Webanwendung

Die Zeiten aus der mobilen Zeiterfassung werden ebenfalls in die Büro-Zeiterfassung eingelesen.

 

Zeiten abrechnen

Die Abrechnung der Zeiten läuft dann fast automatisch: im Programm Regieauftrag die Funktion Bearbeiten / Zeiten einlesen aufrufen, dann werden die Arbeitszeiten aus der Zeiterfassung als Positionen in den Vorgang eingefügt. Die Rechnung ausdrucken und fertig.

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